Slik jobber vi med systemopplæring i Storyboard

Når virksomheter innfører nye IT-systemer eller gjør endringer i eksisterende løsninger, er god systemopplæring helt nødvendig. For at et system skal bli tatt i bruk effektivt og utnyttes til sitt fule potensiale, må brukerne av systemet forstå både funksjonene og hensikten.

Ingvild Stander for Sekretær.no

Publisert: September 9, 2025

Hvis god systemopplæring nedprioriteres, blir resultatet ofte frustrerte brukere og økt behov for support. Storyboard har lang erfaring med å utvikle skreddersydde opplæringsløp for små og store systemer. Vi har sett hva som fungerer, og hva som ikke gjør det.

Hva kjennetegner god systemopplæring?

Et godt opplæringsløp gir brukeren både oversikt og praktisk trening. Det avdekker formålet med systemet, og peker på tydelige gevinster ved smart bruk.

Opplæringen bør speile brukernes hverdag, med

korte, praksisnære leksjoner

fokus på de mest brukte funksjonene

rolletilpassede opplæringsløp

én tydelig vei til mål.

I tillegg er det lurt å tilrettelegge for repetisjon og fleksibel progresjon, slik at brukeren selv kan styre tempo og gå tilbake i innholdet. Universell utforming bør selvsagt være på plass fra start.

Alt dette gjør opplæringen mer tilgjengelig, relevant og effektiv – uansett om målgruppen er nyansatte, erfarne brukere eller eksterne aktører.

Hvordan vi bygger opp systemopplæring

Storyboard bruker en velprøvd oppskrift for strukturert systemopplæring:

Trinn 1: Introduksjon og animasjon

Når vi blir spurt om å lage systemopplæring for en kunde, er det viktig for oss å ha klart for oss formålet med opplæringen. Derfor starter vi alltid med en tydelig introduksjon.

Vi bruker ofte animasjon eller visuelle forklaringer for å vise

hvilke mål og gevinster systemet har

hvorfor systemet skal tas i bruk

hvilke prosesser det skal støtte.

Dette er viktig, for når brukerne har målet klart for seg, økes motivasjonen til å fullføre opplæringen.

Trinn 2: Bli kjent med systemet

Deretter følger en modul som gir oversikt over grensesnitt, logikk og navigasjon. Dermed blir det enklere å se helheten og ha «knagger» å henge videre kunnskap på.

Her viser vi logikken og strukturen i systemet:

hvordan systemet er bygget opp og henger sammen

hvordan man navigerer i grensesnittet

Trinn 3: Vis meg / Guide meg

Et effektivt opplæringsløp bør balansere oversikt og praksis. Derfor veksler vi mellom to hovedformer:

"Vis meg": Brukeren ser opplæringen som en video, der musepekeren demonstrerer handlingene i systemet.

"Guide meg": Brukeren må selv utføre handlingene i simulert system, med støtte fra instruksjoner og hjelpetekster.

Kombinasjonen gir både trygghet og praktisk erfaring, og erfaringsmessig gir det bedre læringsutbytte enn rene demonstrasjoner alene.

Vi inkluderer gjerne quizer, oppgaver og – ved behov – avsluttende tester. I noen tilfeller er det nemlig nødvendig å dokumentere at en bruker har fullført opplæringen før vedkommende får tilgang til systemet.

Universell utforming og teknisk kvalitet

Systemopplæringen vi lager er alltid bygget på prinsippene for universell utforming. Vi legger til rette for god navigasjon, tydelig voice-over, tekstalternativer og tilgjengelighetserklæringer der det er nødvendig. Vi har utviklet vårt eget tekniske rammeverk som sikrer at løsningene fungerer på tvers av ulike behov og plattformer.

Viktigheten av god forberedelse og kommunikasjon

Et godt kurs starter lenge før første opptak. Vi samarbeider tett med kunden for å definere temaer, lage realistiske scenarier og sikre at systemet er klargjort med relevante data.

Opptak direkte i kundens system krever god forberedelse, men gir bedre flyt i produksjonen, og et resultat som faktisk treffer målgruppen. Vi bruker ulike verktøy for produksjon av systemopplæring, avhengig av systemtype, krav til universell utforming og ønsket grad av interaktivitet.

Systemopplæring på både desktop og mobil

Det er ikke bare klassiske PC-programmer som krever opplæring. Mange bedrifter bruker i dag mobilapper eller håndholdte enheter som del av arbeidsverktøyet.

I slike tilfeller jobber vi med skjermopptak, emulatorer eller mobilskjermbilder, og bygger e-læring som speiler situasjoner fra arbeidshverdagen.

Derfor gir systemopplæring verdi

Når systemopplæringen tilpasses brukerens behov og arbeidsoppgaver, får dere bedre utnyttelse av systemet. I tillegg opplever dere lavere støttebehov, høyere mestringstro og en bedre arbeidshverdag for alle.

Vil du vise ansatte hvordan systemer fungerer, og samtidig sikre at opplæringen oppleves som meningsfull og lett å ta i bruk? Da hjelper vi deg gjerne med å bygge en løsning som gir både innsikt og mestring!