Hvordan lage en god digital samling

Fortsatt jobber de fleste av oss fra hjemmekontoret, og mye tyder på at mange av oss kommer til å utforske en form for hybridkontor etter hvert som verden blir mer normal igjen. Evnen til å holde gode digitale møter og samlinger vil derfor ikke bli mindre viktig etter hvert. Vi gir deg noen gode råd på veien slik at du kan bli helt rå på å holde digitale samlinger.

 

I forkant av samlingen  

  1. Utarbeid en tydelig agenda, hensikt og ønsket resultat med samlingen. Dette kan deles med deltakerne i forkant av samlingen og repeteres under oppstart av samlingen. Dersom du ønsker at deltakerne bruker tid på faglige forberedelser i forkant av samlingen, kan du også kommunisere dette.

  2. Velg riktig verktøy. Det finnes i dag svært mange gode digitale verktøy for å avholde møter og samlinger. Vi i Storyboard har valgt å bruke Teams siden det er et enkelt og trygt verktøy som også de fleste av kundene våre er komfortable med å bruke. Enten du velger å bruke Teamseller et tilsvarende verktøy for videomøter, er det viktig at du setter deg ordentlig godt inn i hvordan verktøyet skal brukes og hvilke funksjoner det har (og ikke har). 

  3. Vurder om du skal ha en alliert. Vurder hvorvidt du skal ha en alliert som kan hjelpe deg med praktiske ting som utstyr, følge med på digitale håndsopprekninger eller skrive notater.
  4. Finn ut hvordan du skal skape engasjement! Ikke gå i den fellen hvor du tenker at en Powerpoint og noen gruppeoppgaver alene skaper engasjement og drive. Ut fra målgruppen du skal nå, må du tenke på hvordan du kan lage et mest mulig variert løp – og benytte deg av verktøy som støtter opp hensikten med samlingen. Ønsker du å avdekke enigheter eller uenigheter? Benytt deg av et quizverktøy. Ønsker du å samle inn informasjon? Bruk f.eks Google Forms eller ferdiglagde maler som deltakerne kan skrive sine svar i.

  5. En god forberedelse er nøkkelen til suksess. Sørg for at alle dokumenter og verktøy er lett tilgjengelige i forkant av samlingen og at de er enkle for deltakerne å finne. Ta generalprøve på forhånd med en kollega for å forsikre deg om at både du og teknikken  er klart før samlingen.
  6. Ikke glem Murphys lov: Vær forberedt på at ting kan skjære seg, og finn backupløsninger i tilfelle uhellet skulle være ute. 

Underveis i samlingen 

  1. Start samlingen på en god måte. Sørg for å gi deltakerne tydelige og transparente rammer hvor du forklarer intensjon og agenda, rollefordeling, etikette og tidsbruk. Ikke minst er det viktig at du er tydelig på hva det er ønskelig at dere oppnår i dag og hvorfor det er viktig for alle involverte.

  2. Vurder om du skal bruke en ice breaker i oppstarten. Det gjør at alle deltakerne får varmet opp og presentert seg, noe som er særlig viktig i samlinger der alle ikke kjenner hverandre. Eksempler på ice breakers kan være:
    Hvilket dyr representerer uken din så langt? 

    Hvilken sang hørte du sist på?  

    Hvilken superheltkraft skulle du ønske du hadde?

  3. Ta en avsjekk med deltakerne underveis. Det er ikke alltid så lett å tolke kroppsspråk på skjermen, så du kan gjerne spørre deltakerne undervis om de følger resonnementene eller har forstått oppgavene.

  4. Sørg for en god avslutning av samlingenSett av tid til refleksjon over samlingen dere har gjennomført og sørg for at deltakerne får tilstrekkelig med informasjon om hva som blir neste skritt. Husk å takke deltakerne for tiden de har brukt i samlingen – det gjør gjerne at sannsynligheten er større for at de takker ja neste gang du tar et tilsvarende initiativ. 

Etter samlingen
Hva som skal gjøres i etterkant, vil bero  hva som var hensikten med samlingen. Dersom intern forankring blant deltakerne var viktig, bør du tydeliggjøre hvilke deltakere som var tilstede, hva dere gjorde og hva dere ble enige om.  

Hvis det var for å engasjere deltakerne, er kanskje resultatene fra samlingen mer interessant enn hvem som sa hva – og kanskje det er lurt å åpne for ytterligere innspill i etterkant av samlingen? 

Hvis hensikten var å hente innspill, bør du sørge for at du tar godt vare på gruppeprestasjoner og andre datapunkter. 

Lykke til!