Velkommen til en moderne arbeidsplass!

Når du hører uttrykket «moderne arbeidsplass», får du assosiasjoner til arbeidsplasser i sci-fi-stil hvor roboter gjør all manuell arbeidskraft overflødig? En velsignelse for samfunnet – eller en trussel? Bør vi kjempe mot utviklingen så lenge vi kan, eller omfavne den?

Kvinne håndhilser på en robot på en moderne arbeidsplass

Ingvild Stander for Sekretær.no - Basert på denne artikkelen, først utgitt av Cursum

Publisert: August 3, 2022

En moderne arbeidsplass tar hensyn til utviklingen i samfunnet. Dette kan innebære introdusering av digitale løsninger som reduserer enkelte manuelle oppgaver.

Visste du at ...?
Roboter ble oppfunnet for å erstatte menneskelig arbeidskraft. Tsjekkeren Karel Cˇapek som oppfant ordet “robot” i 1920, brukte det slaviske ordet for arbeid, «robota», for å tydeliggjøre intensjonen. I løpet av det siste århundret har roboter tatt over mange arbeidsoppgaver. Vi ser likevel at teknologien har skapt flere nye arbeidsplasser enn den har eliminert.

Innovasjon og teknologisk fremgang har ofte skapt frykt for økt arbeidsledighet, men historien har bevist at det ofte skaper mer velstand. I dag er det likevel mange som er bekymret for i hvor stor grad teknologien har innvirkning på hverdagen vår. Vi vet at roboter og AI tar over tusenvis av rutineoppgaver og vil dermed erstatte hardtarbeidende mennesker over hele jorden. Samtidig ser vi at teknologi også skaper nye muligheter. Det setter oss også i stand til å levere bedre og raskere løsninger til kundene våre.

Flere roboter jobber på PC-er med administrative oppgaver på en moderne arbeidsplass

Enkelte manuelle arbeidsoppgaver faller bort, men behovet for ny kompetanse vokser stadig. Rekrutteringsbyråer i dag viser stillingsbeskrivelser som ikke eksisterte for ti år siden. Og mange barn i grunnskolen vil i fremtiden sannsynligvis jobbe i stillinger vi enda ikke har hørt om.

Husk at utvikling ikke starter om ti år. Utvikling er kontinuerlig. Vi kan ikke ignorere utvikling og forvente fremgang på arbeidsplassen. Vi må følge med i tiden og forberede oss på fremtiden.

Teknologisk fremgang skaper nye trender som virtuelt samarbeid og hybride arbeidsplasser. La oss se nærmere på hva en moderne arbeidsplass innebærer i dag, og hvorfor det er vel verdt å omfavne endringene.

En moderne arbeidsplass utfordrer den tradisjonelle

Se for deg en scene fra et tradisjonelt kontor. Hver dag kommer ansatte til faste tider, til faste kontorplasser hvor PC-er, skrivere og servere står og summer. Duften av kaffe bringer kollegaer sammen på pauserommet.

Tradisjonell kontorkultur kan føles trygt og godt, men blir ofte kritisert som byråkratisk, stivt, altfor produksjonsorientert og strukturbasert. Dette er ikke hverdagen de fleste ønsker seg i dag.

En moderne arbeidsplass derimot, har en hverdag preget av digitalt samarbeid, teknologier som støtter automatisering, digitale arbeidsområder og hybridarbeid. Her er det viktig å understreket at målet ikke er at roboter skal ta over jobbene til de ansatte. Bruk av AI eller avanserte samarbeidsverktøy er ikke i seg selv det viktigste. Det viktigste er å skape en positiv, inkluderende og fleksibel bedriftskultur, hvor hver enkelt får anledning til å være den beste versjonen av seg selv. Vi ønsker å bygge opp lagfølelsen hvor alle jobber mot samme mål. Da er det viktig å tilby de riktige ressursene, gode kommunikasjonsmuligheter og masse motivasjon.

En digital arbeidsplass blir introdusert

Pandemien endret jobbhverdagen vår. Det fysiske kontoret var ikke nødvendigvis det stedet vi jobbet mest. Skillet mellom det profesjonelle livet og privatlivet er ikke lenger like tydelig.

Det ble viktig å finne nye måter å kommunisere og samarbeide på, og den digitale arbeidsplassen ble dermed introdusert. I dag er den moderne arbeidsplassen nærmest synonymt med en digital arbeidsplass.

Digitale løsninger på arbeidsplassen kan omfatte e-læringsplattformer, digitale samarbeidsverktøy og prosjektstyringsprogrammer. Når disse løsningene implementeres riktig, kan de hjelpe bedrifter med å øke fleksibiliteten, produktiviteten og inntektene. Det kan videre bidra til skalering og vekst for bedriften.

Arbeidsplassen har endret seg fordi:

Arbeidsplassen har vært i kontinuerlig endring siden landbruks- og industrirevolusjonene. Den digitale arbeidsplassen er derimot et relativt ungt konsept. Den har fått innpass som en naturlig følge av flere faktorer:

Ulike generasjoner i arbeidsstyrken

Arbeidsmarkedet preges av at ulike generasjoner melder seg inn i eller ut av arbeidsstyrken. Dette skjer i et teknologisk landskap under hurtig endring. Vi sloss mot mangel på arbeidskraft og prøver å dekke kompetansegap på tvers av bransjer og generasjoner. Her kan teknologien hjelpe oss med å:

Ta vare på helsen til de ansatte og dermed beholde dem lengre

En hybrid arbeidsplass kombinerer for eksempel arbeid på hovedkontoret og det å jobbe hjemmefra. Mange oppnår en bedre balanse mellom arbeid og fritid. Dette har vist seg å ha en positiv effekt på kropp og sinn. For å kunne opprettholde en hybrid arbeidsstyrke kreves digitale måter å samarbeide på.

Automatisering av oppgaver kan også ha en positiv effekt på både fysisk og mental helse. En moderne arbeidsplass tilrettelegger for teknologiske løsninger som kan bidra til dette. Der innser ledelsen at alle generasjoner i arbeidsstyrken kan dra nytte av løsninger som sparer fysiske og mentale krefter.

Skape et dynamisk miljø for læring på arbeidsplassen

Kontinuerlig kompetansebygging er viktig både for nykommere på arbeidsmarkedet og for de med lang fartstid i bransjen. Hvis du tilbyr spennende læring der de ansatte befinner seg, til tidspunkter de er motivert til å lære, er du langt på vei.

For mer inspirasjon, ta en titt på denne artikkelen om Trender for digital læring for hybridkontoret i 2022.

For mye informasjon = kognitiv utmattelse

Stresset forretningsmann prøver å drikke kaffe mens mange kollegaer rekker frem nettbrett, telefoner, penner, papir og klokker mot han.

Du har sikkert hørt at for mye informasjon fører til at vi mister evnen til å konsentrere oss.

Professor Sheena Iyengar er kjent fra sine populære foredrag på TED talks. Hun sier at en arbeider må i gjennomsnitt ta inn og behandle informasjon som tilsvarer 174 aviser hver eneste dag. Dette skjer enten bevisst eller ubevisst. Resultatet? Ansatte blir mer distrahert, gjør flere feil og blir dårligere på problemløsning.

Her kan teknologien både være til hjelp og til skade. Vi presenteres stadig for nye digitale løsninger som skal hjelpe oss å delegere oppgaver, styre prosjekter og prioritere. Når slike verktøy brukes på riktig måte, kan de være til stor hjelp. Her er det likevel viktig å merke seg at de i seg selv kan bli en distraksjon. Ifølge denne artikkelen fra Slack oppgav 64 % av motiverte arbeidere at de brukte mer enn 30 minutter bare på å bytte mellom apper og programmer i løpet av en dag. Dette tilsvarer mer enn 130 timer per år! Så vær bevisst på hvilke digitale løsninger du velger for bedriften din. Husk at målet er å spare tid og mentale krefter.

Stadig økende tempo i arbeidshverdagen

Det kreves stadig mer for å lykkes i et voksende konkurransemiljø. Det raske tempoet i dagens arbeidsmiljø tvinger oss til å prestere raskere og samarbeide mer for å oppnå optimale resultater.

Når hverdagen er fylt med stadig økende krav til effektivitet, øker ofte helseproblemer og utbrenthet i arbeidsstyrken. Da vil motivasjonen dale ganske raskt og ansatte gå videre til nye utfordringer.

Dette har fremskyndet behovet for pålitelige programvareverktøy som kan hjelpe prosjektledelse i stor skala. Digitale verktøy som KissFlow, Trello, Asana og ClickUp hjelper bedrifter med prosjektplanlegging, tildeling av oppgaver og tidsstyring. Med riktig løsning kan du visualisere hele omfanget av prosjektet og foreta risikovurderinger gjennom hele prosessen.

Virtuelt samarbeid er helt vanlig på en moderne arbeidsplass. De fleste av oss ble vant med å samarbeide med kollegaer uavhengig av geografisk plassering i løpet av pandemien. For mange er det utenkelig å gi slipp på dette nå. Flere bruker mesteparten av arbeidsdagen på å kommunisere og samarbeide med kollegaer fra ulike lokasjoner. Vi forventer å kunne dele og lagre informasjon på en enkel måte mellom forskjellige enheter. Det er derfor viktig med god strategi for samarbeid og samhandling på den moderne arbeidsplassen.

Utviklingen stopper ikke her

Fremtidsvisjon av ung kvinne på en ultra-moderne arbeidsplass.

Når vi reflekterer over den nåværende utviklingen på arbeidsplassen, ser vi tydelig at:

Arbeidsgivere bør være forberedt på at en arbeidsplass er i stadig endring etter hvert som flere generasjoner kommer og går
Bruk av internett vil øke enda mer, og informasjonsbelastningen vil ikke gå ned med det første
Arbeidstempoet vil neppe avta

Vi kommer ikke utenom dette. Spørsmålet er: Er du forberedt på endringene som skjer nå, og de som helt sikkert vil komme?

For å bygge opp en suksessrik, moderne arbeidsplass, holder det ikke å pøse på med digitale løsninger og håpe på at de ansatte vil smile.

Bygg opp en kultur for livslang læring og utvikling.
Undersøk effekten et fleksibelt arbeidsmiljø kan ha på dine ansatte, og finn løsninger som kan gagne alle parter.
Vurder kritisk hvilke teknologiske løsninger som kan være til hjelp for deg og dine ansatte.
Husk at god kommunikasjon og samarbeid mot felles mål er det aller viktigste!

Den digitale transformasjonen har endret måten vi jobber og tenker på. Den moderne arbeidsplassen fremmer innovasjon og kreativitet. Vi vet også at den tiltrekker seg dyktige arbeidere og hjelper dem med å nå sitt fulle potensial. Sist, men ikke minst, hjelper den bedriften med å overleve endringene i markedet. Det er vel ikke så verst, vel?

Så ikke vær redd for å ta en nærmere titt på arbeidsplassen din – oppleves den som motiverende og inkluderende? Har du verktøy og gode prosesser for samarbeid og kommunikasjon? Bygger du en kultur for livslang læring og deling av kompetanse? Hvis du svarer bekreftende på dette, kan du skryte av at du har en moderne arbeidsplass!